Они пользуются разными программами, тратят на это много бюджета и в итоге не получают долгожданного эффекта. По данным журнала «Управление компанией», от 40 до 85% внедрений CRM заканчиваются неудачей. Чтобы избежать этого, нужно изначально правильно выбирать CRM. И если сейчас вы на этом этапе, то эта инструкция - это как раз то, что вам нужно.
Шаг 1
Определяем проблемы, которые должна решить система
Что вы хотите улучшить, какие процессы ускорить, от каких ошибок сотрудников избавиться? Необходимо понять это с самого начала, чтобы определить, какими функциями должна обладать CRM-система.
В основу примера можно взять компанию, где главная проблема сотрудников отдела продаж заключается в том, что слишком много времени уходит на обработку документации. Сотрудники допускают много ошибок, составляя договора и письма.
В этом случае ищите CRM-систему, в которой можно автоматизировать работу с документами. В ней должны быть:
— конструктор документов и писем: все документы заполняются через уже готовые и раннее проверенные шаблоны, через автоматизацию CRM. Добавлять данные о клиенте/сделке больше не составит труда и не займет много времени.
— интеграция с электронной почтой, чтобы сразу можно было отправить готовые документы прямо из программы либо сделать отправку автоматической.
— интеграция с IP-телефонией: позволяет звонить клиентам из CRM и записывать все разговоры. В любой момент звонок можно прослушать или скачать.Шаг 2
Сужаем поиски
Какие бывают CRM-системы? И как работать в CRM?
По способу хранения данных различают два типа:
Облачные CRM: пользоваться через браузер, вся информация хранится на сервере разработчика. Самый подходящий вариант для малого и среднего бизнеса. Разработчик сам обслуживает систему и все обновления появляются автоматически. Все, что вам нужно - это выполнять ежемесячную оплачу доступа.
Десктопные CRM: используется внутренний сервер компании. Для него нужно дополнительное оборудование, а также технический персонал, который будет обслуживать систему, устанавливать обновления, исправлять неполадки и т.д. Такая программа оплачивается единоразово.
На данный момент облачные системы являются популярнее.
По гибкости настроек различают:
Индивидуально разработанная CRM — уникальное решение, которое полностью отвечает вашим требованиям. В данном случае принцип работы такой: программа полностью подстраивается под все ваши бизнес-процессы и данные. Разработка будет стоить довольно дорого, цены определяются индивидуально.
Пакетное CRM-решение — похожие друг на друга программы со стандартным набором функций. Их рекламой сейчас активно занимаются в интернете.
По особенностям функционала различают:
Универсальная CRM — подходит для любого среднестатистического отдела продаж.
Отраслевая — более персонализированный вариант, близок к индивидуальному решению. Все функции системы подобраны для максимального удобства работы в той или иной отрасли.
Если говорить про мобильную версию, то хочется сразу отметить, что она будет очень удобна для менеджеров.
Шаг 3
Составляем список систем для тестирования
После того, как вы уже определились с нужными функциями, то пора приступать к тестированию подходящих предложений.
Начните с 5-7 программ и воспользуйтесь бесплатным тестовым периодом от 7 до 15 дней.
Во время тестирования привлеките несколько менеджеров, которые будут вам в этом помогать, ведь работать с системой в будущем будете не только вы одни.
Шаг 4
Тест программ и их анализ
Пообщайтесь с техподдержкой и проанализируйте систему по ряду критериев:
- Функциональность
- Простота и удобство интерфейса
- Гибкость настроек
- Возможности интеграции
- Отчеты и статистика
- Дополнение функционала
- Настройки прав доступа
- Техническая поддержка
Шаг 5
Вопросы представителю
Заключительным этапом выбора программы мы рекомендуем установить связь с ее представителем. Работник компании сможет более детально рассказать вам о всех преимуществах и функциях, ведь в собственном непрофессиональном анализе вы могли что-то упустить. Сделайте себе заметку с точным списком вопросов и свяжитесь с компанией по контактным данным.
Что нужно обязательно узнать у сотрудника CRM?
- Есть ли у программы поддержка, принцип и время ее работы. Также, можно заранее уточнить ее стоимость.
- Возможно ли заказать доработку некоторых функций на выбор? Цена?
- Можно ли настроить CRM под ключ? Цена?
- Есть ли способ, как обучить сотрудников своей компании с работой с новой программой с нуля?
- Нужно ли платить за обновления функционала CRM?
- Всевозможные варианты оплаты.
- Можно ли получить персональную скидку?
Заключение
Процесс выбора и ознакомления с CRM - дело долгое и требует полной сосредоточенности. В основе лежит важный совет, что обязательно нужно сравнить несколько подходящих вариантов и выбирать уже лучший из них. Не спишите заключать сделку с первыми попавшимся вариантом.
CRM - это инструмент, которым нужно уметь правильно пользоваться!
Удачи вам!